怡景花园业主委员会工作介绍

石头蛋蛋

业主委员会是业主大会的执行机构，代表着广大业主的利益，在几年的业委会工作中，我们从日常实践里获得了一些感受，也积累了些许经验，现整理成文供大家参考，意在抛砖引玉，恳请各级领导、专家及同行们批评指正。

一、 怡景花园背景介绍
　　　怡景花园始建于1992~1994年间，占地约23000平方米，建筑面积约54000平方米，共有925户（其中单身公寓492户，住宅346户，周边裙楼1-2层商场87户），早期开发商在签订售房合同时即要求买受人同时签订《管理公约》，由该公约指定物业管理公司实施物业管理，而该指定物业管理公司与开发商同属于香港一家地产投资公司。尽管怡景花园是厦门开发较早的商品房，规划设计也还算合理，但由于当时法律法规与现在相比更不健全，开发商将部份天台屋面使用权出售与相关业主、一些管道间放任相关业主无偿使用以及允许相关业主擅自开门凿洞，给物业管理增加了不少难度，也给其他业主带来相当的损害；店面业主或使用人随意开门至出入口增加带治安稳患、部份车库改为小吃店或杂货店带来占道经营问题、店面随意开餐馆造成油烟污染和下水道堵塞问题、屋面使用权出售造成违章搭盖从而导致邻里矛盾等；此外，还有开发商工程质量不过关导致屋面、厨卫漏水所引起部份业主拒交管理费问题等。总之，小区现实中存在诸多问题，加上物业公司与开发商存在千丝万缕的关系，许多业主对物业公司不满，对现状不满，许多问题单靠物业公司无法解决，必须由业委会牵头或出面理清，我们业委会的工作主要也就从这些方面着手。

　　二、 业委会工作切入点
　　　　正因为存在上述诸多问题，广大业主们强烈要求成立业主自治管理机构，怡景花园业主委员会正是在此背景下成立的，业主委员会的工作便是解决存在的问题，化解积累的矛盾，而重中之重即是选择物业管理公司。与其他类似小区一样，怡景花园也有许多业主主张更换一家物业公司，但新的物业公司是否比旧的物业公司更好，这个谁也不敢保证，许多问题的发生并不是物业公司导致的，解铃还需系铃人，由于现物业公司与开发商关系不一般，至少它比别的物业公司更了解“系铃”情况，于是有的人提出再给予现物业公司一个机会，挖掘其潜力，也许会收到更好的效果，同时也可以规避更换物业公司失败的风险，于是业委会组织召开业主代表会议，形成相关会议纪要并公之于众，让所有业主参与讨论，结果更多业主倾向于现有物业公司，同时也明确提出要约束物业公司行为，业委会综合广大业主意见，从以下方面着手与物业公司谈判：
1、若现物业公司有意于继续服务，应给出处理相关问题的时间表；
2、为了增加物业公司危机感，倾向于与其签订短期合同（暂定壹年）；
3、要求物业公司增加经费收支、水电公摊、维修项目开支等透明度；
4、要求物业公司厘清与开发商关系，定期与不定期向业委会通报怡景花园物业管理相关工作；
5、要求物业公司领导定期或不定期来现场与业主或业主代表见面，直接了解客户情况。

三、 如何与物业公司签订物业管理服务合同
　　　　怡景花园物业管理服务合同签订适逢国务院《物业管理条例》出台，条例给予我们很好的参与，同时也是最好的依据，但我们根据怡景花园历史及现实情况，重点强调如下几点：
1、为更好地约束物业公司行为，我们采取向物业公司收取风险保证金的条款（因涉及商业机密，不便说明具体数额）；
2、在合同条款中明确物业公司的秩序维护员责任，对物业公司因管理不当导致的秩序维护员责任，明确要物业公司赔偿或补偿；
3、在合同条款中明确要求物业公司建立工作通报机制（工作计划通报、工作成效通报、工作改进通报等），并在条款中明确物业公司若未建立该机制或未尽到机制要求的义务时应承担相应的责任；
4、相对应的，业委会方面也应承担相应的义务，如协助物业公司催缴欠费，向广大业主宣传物业管理观念（这点我们也认为很重要，物业公司是企业，他们也有生存的难度，部份业主欠费可能导致管理水平下降，从而影响到其他遵章守法正常交费的业主的利益）；
5、在合同中明确维修项目日常报批、紧急报批及意外处理等内容，避免在使用维修金上扯皮；
6、合同续签的原则或前提。
此外，我们经过认真考查，聘任现物业公司优势亦很明显，他们对楼盘设备设施相当了解，其水电技工、维修技工等技术力量（管理处甚至还专门配备土建维修技工）比其他公司雄厚，大部份员工素质较高，账目较为清楚，在现有收费水平下不会为省钱而减少员工，只要大家提高紧迫感、危机感、使命感及责任感，可挖掘的潜力很大，选择他们更能有效保证服务质量。我们的经验是：更换物业公司未必是最佳选择，关键是物业公司能否保证广大业主的利益。

四、 日常工作中遇到的重点难点问题
　　　物业管理工作的重点和难点即是业委会重点和难点，业主最关心的是安全感和环境的舒适性，业委会的工作重点也就围绕这些方面展开，而难点则是如何平衡业主个别利益、小区整体利益和物业公司利益之间的关系，可以归纳为如下几点：
1、参与物业秩序维护员队伍建设，促进秩序维护员工作。尽管秩序维护员队伍由物业公司管理，但造成的最直接的损失却是业主或住户，业委会通过收集业主对秩序维护员的意见并反馈给物业公司，物业公司必定会对意见有所反映，从而不断地提高工作质量；
2、定期或不定期与物业管理处负责人、社区居委会相关人员共同检查环境清洁状况，对存在的问题直接要求其整改；
3、关心秩序维护员、清洁员工生活，提高其工作责任感。秩序维护员、清洁工是物业公司最前线的员工，他们的工作好坏关系到业主的根本利益，我们不赞成简单地把他们当成看门的或扫地的，鼓励业主与其建立良好关系，允许物业公司安排其居住在夹层、杂物间等地方，当然也要求其严格约束自己行为，不要影响小区及业主形象；今年大年初一，我们业委会立即组织人员向坚守岗位的秩序维护员员、清洁工及值班电工表心意，所谓礼轻情意重；
4、坚决杜绝个别业主或使用人损害小区公共利益的行为。我们花了很大的精力用在堵住店面擅开的后门，现在怡景花园外围店面以前开的后门堵住了不少，减少了安全隐患，对部份油烟的直接受害者，主动上门了解情况，汇同物业、居委会做相关责任人工作，要求其逐步整改。曾有网吧经营者带上厚礼找到业委会，要求同意其搭建消防梯应负消防检查，但该消防梯却影响业主通行且又损坏绿化带，我们严词拒绝，通过我们工作，该经营者只得再租用一间店面，在店内另行搭梯，小区内广大业主公共利益得到保障；
5、加强对出租房的管理。怡景花园出租率很高，人流量大，天天有人搬走，天天也有人搬进来，我们要求业主出租房屋时应将租房合同到物业管理处备案，明确告知业主对租客应承担的费用负有连带责任，同时也要求物业公司应尽可能随时通知房东租户相关情况以避免损失，这样也更好地配合社区居委会、地段警的工作。

五、 如何与物业公司沟通
　　前述已说明合同条款中有要求物业公司对物业管理工作进行通报，这也是与物业公司沟通最简单、最有效的一种沟通方式。业委会是广大业主选出来的，业主选你是对你的信任，应当以一种负责任的态度来对待业主，如果你对物业公司的所作所为一问三不知，放任物业公司管理，这是对广大业主信任的轻视！合同是死的，物业管理工作却是活的，每天遇到的问题均有可能不同，我们要求物业公司通报工作不仅仅是口头上的，更有书面的通报，通过通报可以了解物业管理的进展情况、住户的投诉受理情况、财务收支情况、维修项目进展情况、公维金使用情况等，业主来问了或来查询了，我们可以如实回答，业主满意，物业公司也满意，这也说明他们的工作得到了承认。

六、 如何与广大业主沟通
　　业委会代表着广大业主的利益，也是广大业主的维权机构，如果无法正常地与广大业主沟通，那也是对业主的不负责。怡景花园业委会聘请的专职秘书，物业公司也为业委会设立了专线电话、公告栏及专门信箱，业委会与广大业主之间是互动的，业主大会、业主代表大会及业委会相关会议纪要、通知、投诉处理情况均会在公告栏内公示，业委会工作做到最大限度透明，业主可以直接到业委会办公室阐述看法或意见，也可写信或打专线电话，这样即构建了与业主交流的平台，即方便了业主，也有利于业委会展开工作。经过业委会的讨论，我们将上述工作程序化、制度化，长抓不懈，争取再上一个台阶。

七、 如何监管公共维修金
　　　公共维修金是小区建筑设备设施养护的经费来源，前述已提到我们在合同中约定该经费的报批使用办法，我们也要求物业公司将历年累积的公维金余额转移至业委会的账户（目前已转，累计约35万元，当初考虑与该物业公司签合同的原因之一也是因为其账目较为清楚，对维修金管理也较为有序）。我们专门设计了一张格式审批表，由物业公司申请填写，专职秘书和梯长预审、业委会讨论并由主任签字，最后交由物业公司执行，执行后再经上述程序验收，合格后才付款。尽管手续略显繁琐，但最大限度地保障了广大业主的利益。

八、 如何考评物业公司工作
　　与物业公司签订了合同、收了保证金并不意味着完事，如何考评物业公司工作我们也在合同中有着具体的约定。物业公司提出，工作考评不能等到合同快到期时才提出来，然后你又以这样或那样的理由认为我管理不好，解聘我或不续签合同，这不公平。我们认为物业公司的想法有道理，工作不好不是突然的不好，我们每月都对根据合同的约定对物业的秩序维护员工作、清洁卫生工作、维修工作、收费工作、各种报表或数据公示等进行考评并形成考评意见，年度时再在分月考评的基础上总评，以考评结果为依据决定是否解聘或续签合同。

九、 业委会工作成效与不足
　　通过物业公司努力及广大业主支持配合，怡景花园自合同签订以来，面貌有较大的改善，在如下方面得到体现：
1、治安情况有了明显的好转。往年每年春节均大面积发生入室偷盗案，今年春节相当平静，以往常出现自行车被盗，如今已大为减少；
2、物业管理工作、服务有明显提高。管理处在收费期间节假日也安排值班，方便了业主们交费，对出租房，在租户搬出时主动与房东联系，请房东检查或接受房东委托代为检查退房情况，保证了房东的利益；
3、公共环境、清洁绿化有明显改善；在市容考评委组织的大检查中，怡景花园二年都达优秀，受到好评；
4、业委会工作得到广大业主或使用人认可。业主有投诉即有反馈，业委会站在广大业主利益的立场上，到有关部门上访、投诉，要求有关政府部门解决问题，业主们有了自己的维权机构，业委会工作得到大家的承认；
5、居住品位有了初步的提高，小区二手房价回升较快，成交也明显增长。
　　　
　　　当然，尽管我们尽心尽力，仍有一些问题暂时解决不好或无法解决，比如茶馆噪声扰明、餐馆油烟污染、违章搭盖等问题仍未获根本改变，这也有待政府相关部门出台更具可操作性、有效性及强制力的规章制度支持。
总之，业委会工作要做到认真、细致、公正、合理，各方利益兼顾。

[ 本帖最后由 石头蛋蛋 于 2008-1-25 16:20 编辑 ]